災害が起きたとき、企業にとって大きな問題となるのが、
パソコンやサーバーに保存されているデータの消失です。
顧客情報、販売・仕入データ、見積書、請求書、会計データ、設計資料など…
日々の業務に必要なデータを失ってしまうと、すぐに業務を再開できない可能性があります。
天災に備えたバックアップ
企業のデータを守る方法として、「3-2-1ルール」と呼ばれる考え方があります。
・データを合計3つ保存する。
・2種類以上の異なる媒体に保存する。
・そのうち1つは別の場所に保管する。
例えば、次のような構成です。
1．業務で使用しているパソコンやサーバーに元データを保存する。
2．社内の外付けハードディスクやNASにバックアップする。
3．クラウドや別拠点、USBメモリにバックアップを保存する
社内と社外の両方にデータを保存しておけば、天災により事務所内の機器が被災した場合でも、社外に保存したデータから復旧できる可能性が高まります。
バックアップは自動化がおすすめです
手作業によるバックアップは、担当者が忙しいと忘れてしまったり、保存先を間違えたりすることがあります。
そこでおすすめしたいのが、自動バックアップです。
毎日決まった時間にバックアップを実行する仕組みを整えることで、担当者の負担を減らしながら、継続的にデータを保護できます。
スムーズなデータ復元のために
バックアップデータが存在していても、破損していれば使用ができません。
そのため、定期的にテスト用のファイルを復元し、正常に開けるかを確認することが重要です。
次の内容を社内で整理しておくと、データ復元の対応がスムーズになります。
・どのデータをバックアップしているか？
・どこに保存しているか？
・バックアップはいつ実行されるか？
・復元作業は誰が行うか？
・パスワードや復旧手順をどのように管理するか？
・担当者が不在でも対応できるか？
バックアップは、特定の担当者だけが分かる状態にせず、会社として管理することが大切です。
まずは重要なデータの洗い出しから
すべてのデータを同じ方法で保護する必要はありません。
まずは、失うと業務に大きな影響が出るデータを洗い出しましょう。
例えば、次のようなデータです。
・顧客情報、取引先情報
・販売、仕入、在庫データ
・見積書、納品書、請求書
・会計、給与データ
・契約書、図面、写真
・社内共有資料
・業務システムのデータベース
そのうえで、「何日分まで戻れればよいか」「どのくらいの時間で業務を再開したいか」
会社に合ったバックアップ方法の仕組みを考え、今できることから備えていきましょう。