近年、仕事のやり方が大きく変化しています。テレワークやリモートワークが当たり前になり、場所や時間に縛られずに働くことが求められています。このような状況下で、ますます重要になってきているのが、場所を選ばずにチームで効率的に作業できるツールです。
そこで今回は、Googleが提供するオンライン表計算ソフト「Googleスプレッドシート」の基本機能についてご紹介します。Excelと同様の機能を持ちながら、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスでき、複数人で同時に編集できるなど、チームワークと効率性をアップさせるための機能が満載です。
今回は、Googleスプレッドシートの基本的な機能をわかりやすく解説します。今までExcelしか使ったことがない方でも、すぐに使い始められるように操作方法も説明しますね。
Googleスプレッドシートとは？
Googleスプレッドシートは、Googleが提供する無料のオンライン表計算ソフトです。インターネットに接続されたブラウザ上で利用できるため、専用のソフトウェアをインストールする必要がなく、パソコン、タブレット、スマートフォンなど、どんなデバイスからでもアクセスすることができます。
Excelと同様の機能を持ち、データの入力や整理、計算、グラフ作成など、表計算に関連するさまざまな作業を効率的に行うことができます。
Googleスプレッドシートの主な特徴
Googleスプレッドシートは、インターネット環境があればどこでも利用できるため、外出先や自宅など、場所を選ばずに作業が可能です。同時に複数のユーザーがリアルタイムで編集できるので、チームでの作業を円滑に進めることが出来ます。作業内容は自動的に保存され、編集の途中でのデータ損失の心配がありません。さらに、Googleアカウントさえあれば無料で利用できるため、初期費用をかけずに導入できます。そして、コメント機能を活用することで、チームメンバーとのコミュニケーションを促進し、意見交換や指示の共有がスムーズに行えます。Excelとの高い互換性もあり、従来のファイルを簡単にGoogleスプレッドシートに移行できます。
Googleスプレッドシートの基本機能
1．セル操作
Googleスプレッドシートの基本操作は、セル操作です。これはExcelと同じですね。セルとは、表を構成する格子状のマス目のことで、データを入力したり編集したりすることができます。
セル操作の主な方法は次の通りです。
セルをクリックして直接データを入力し、ダブルクリックまたはEnterキーを押してデータを編集します。また、選択したセルをコピーして他のセルに貼り付けたり、削除したりできます。さらに、セルの書式設定を行い、フォントや文字色、背景色、罫線などをカスタマイズすることも可能です。
セル操作には、さまざまなショートカットキーが用意されています。ショートカットキーを使用すると、操作をより効率的に行うことができます。
よく使われるショートカットキーには、
・Ctrl+C（コピー）
・Ctrl+V（貼り付け）
・Ctrl+X（切り取り）
などがあります。右クリックメニューから行うことも可能です。
2. 数式と関数
Googleスプレッドシートには、さまざまな数式と関数が用意されています。数式と関数を使用すると、計算を自動化したり、データを分析したりすることができます。
主な数式と関数
・四則演算: + (足す), – (引く), * (かける), / (割る)
・関数: SUM (合計), AVERAGE (平均), COUNT (個数), IF (条件判断)
<数式の入力方法>
数式は、セルに入力します。数式を入力する際は、= 記号から始めます。
<関数の使用方法>
関数は、セルに入力します。関数を挿入するには、手入力を行うか、挿入メニューから関数を選択します。
・挿入メニューより行うときは
①挿入を選択
②関数を選択
③使用したい関数を選択
3. グラフ
Googleスプレッドシートには、さまざまなグラフを作成する機能があります。グラフを使用すると、データを視覚的に分かりやすく表現することができます。
主なグラフの種類
・折れ線グラフ: 時間経過によるデータの変化などを表現するのに適しています。
・棒グラフ: カテゴリ別のデータの比較などを表現するのに適しています。
・円グラフ: 全体に対する各部分の割合などを表現するのに適しています。
<グラフの作成方法>
グラフを作成するには、挿入メニューからグラフを選択します。
<グラフの編集>
グラフを作成したら、タイトル、軸ラベル、凡例などを編集することができます。編集するときは、グラフをダブルクリックします。
4. その他の便利な機能
上記以外にも、Googleスプレッドシートには様々な機能が搭載されています。これらの機能を活用することで、作業をさらに効率化したり、データ分析を深めたりすることができます。
・データのフィルター
特定の条件に合致するデータのみを表示することができます。売上の高い商品だけを表示したり、特定の地域に絞って分析したりするなど、様々な用途に活用できます。
・GAS (Google Apps Script)
マクロよりも高度な自動化機能です。複雑な処理や繰り返し作業を、プログラムコードを使って自動化することができます。GASを使うことで、スプレッドシートの機能を拡張したり、他のツールと連携したりすることもできます。
・共有
作成したスプレッドシートを他のユーザーと共有することができます。閲覧のみ可能にすることも、編集を許可することもできます。チームでの共同作業や、関係者への情報共有などに役立ちます。
まとめ
今回は簡単なご紹介となりましたが、Googleスプレッドシートには、基本的な機能から高度な機能まで、さまざまな機能が備わっています。リアルタイムでの共同編集や自動保存機能など、これらの機能をうまく活用することで、作業効率が大幅に向上します。初期費用やランニングコストを抑えたい方にもおすすめで、無料で利用できる点も魅力の一つです。
今回ご紹介した機能を参考に、ぜひGoogleスプレッドシートを活用して、仕事の効率化とチームワーク向上を目指してみてください。