今回の記事では「働き方改革」とは切り離すことができない「労務管理のDX化」についてご紹介します。
働き方改革とDX化に何の関係があるの？と思われた方は、ぜひ最後まで読んでいただきたいです。
2016年ごろから提唱された「働き方改革」
漠然と「従業員にとって働きやすい環境をつくりましょう！」という話なのかな？
と思われる方もいらっしゃるかもしれません。
働きやすい職場環境をつくることも改革の目的の一つですが、その背景には日本の深刻な「労働力（人材）不足」があります。
「後継者を育成できない」、「人手が明らかに不足している」など大きな課題を抱えた経営者様も多いのではないでしょうか。
事業を継続するには当然人材が必要です。
では、人材を確保するにはどうしたら良いのでしょう。
解決策として、【多様な働き方に対応すること】が挙げられます。
”フルタイムの勤務は難しいけれど時短勤務ならできる”という人、”自分の裁量でフレキシブルに働きたい”という人、”育児があるので自宅で仕事をしたい”という人。
そういう求職者に柔軟に対応し、労働力にできるかどうかが、これからの企業の存続に関わってくるのではないでしょうか。
コロナ禍でテレワークの普及が加速し、場所に捉われない働き方も今や珍しくありません。
求人広告に掲載された”フルタイム”の文字を見て応募に至らなかった求職者がどれくらい居るのか、実際に確認はできませんが、既に雇用の機会損失があなたの会社で起こっていないとも言い切れません。
働き手が来ないのは困る！多様な働き方に対応しよう！．．．となると、別の課題が浮かんできますよね。
今回の本題は、労務管理です。
多様な働き方を受け入れるということは、勤怠管理も煩雑化します。
Excelで毎月集計表を作ったり、タイムカードを見ながら電卓で計算したり。
労務を管理するにも労力が必要ですし、始業・終業時刻がまちまちだといつの間にか残業時間が超過している！なんてこともあるかもしれません。
働き方改革法案では、時間外労働や年次有給休暇などそれぞれに規定があり、違反した場合は罰則が発生することもあるので、しっかりと管理する必要があります。
※詳細は厚生労働省WEBページでご確認ください。
従来通りの勤務形態だとしても、人事担当者の作業負担は大きいことでしょう・・・
そこで、文頭の「労務管理のDX化」の必要性が出てきます。
労務管理をより正確に、カンタンにするのです。
実は当社でも労務管理用のツールとして「マネーフォワードのクラウド勤怠」を導入しました。
導入して大きく変わった点は３つです。
1.タイムカードではなく、携帯端末やPCで打刻。勤怠データは自動集計
わたしたちは作業や訪問などで直行、直帰をすることも多いのですが、タイムカードを押すためにわざわざ事務所に戻るなどの移動時間が不要になりました。また、打刻忘れはエラー表示が出るので修正や申請できちんと記録しなおすことができます。就業ルールに沿った集計機能や画面表示機能があり、総労働時間の集計が自動化されますので人事担当者が毎月、社員一人ずつ総労働時間や残業時間を集計するといった手計算の作業がなくなりました。
2.休暇の申請は書面ではなく、申請から承認までWebで完結
申請書を作ったり、上司に手渡したりの手間がなくなりました。申請者にとっても承認者にとっても書類作成の時間や捺印することなく、処理がスムーズだと思います。また、ペーパーレス化にもつながり、申請書をファイリングしたりする手間が省けたり、ファイルを保管するためのスペースも不要になりました。
3.給与計算ソフトとの連携
マネーフォワードの関連ソフトと併用して、さらに便利に使えます。ソフトの詳細については、また後日、別の記事でお話したいと思います。
当社の人事担当者の体感としては、勤怠の時間計算と給与計算など自動集計のおかげで80％の作業時間が短縮したそうです。
マネーフォワードクラウド勤怠には他にも有給休暇の日数管理機能、自動付与機能、残業超過アラート機能などの便利な機能があります。2019年4月に施工された「働き方改革法案」で、時間外労働（残業）の上限管理も対応しています。
部門ごとに異なる就業形態を設定したり、就業時間帯を設定することができますので、【多様な働き方に対応する】ために柔軟な人事制度づくりが可能となり、人事担当者の負荷がとても小さくなりました。
実際に当社でもフレックスタイム制度を導入したのですが、システム上で社員が自分自身の総労働時間や有給休暇の残日数をチェックしたりできますので、人事担当者への問い合わせもほとんどありません。
導入前は、労務管理の仕組みが大幅に変わり、社員の勤務体制の変更など、混乱を心配しておりましたが、このように実際に導入してみて便利だったので、みなさまにもぜひおすすめしたいと思います。
当社はIT導入補助金支援事業者に登録しており、マネーフォワードクラウドもご紹介できる補助金対象ITツールのひとつです。
企業の将来のためには、時代のスピードに乗り遅れないような変革が必要だと思います。
マネーフォワードやDX化について詳しく知りたい方、導入を検討されたい方はどうぞお気軽にお問い合わせ下さい。
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熊本コンピュータソフト 株式会社